+7 (499) 653-60-72 Доб. 150Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Архивное хранение документов и дел

После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов. Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение? Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов. Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ созданный много лет назад будет невозможно прочитать, из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Содержание:

Будь умным!

Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов. Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. Цель экспертизы: определить сроки хранения документов; подготовить к архивному хранению; отобрать документы для уничтожения. Главная цель - формирование Национального архивного фонда Беларуси. Примерный состав ЭК: заместитель директора; ведущий специалист юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров ; зав. Функции и права ЭК закреплены в нормативном документе - Положении об экспертной комиссии организации. Определение сроков хранения конкретных документов проводится по перечням документов с указанием сроков их хранения перечень типовых документов и ведомственный перечень. ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация и архивное хранение документов

Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет.

Теги: Бухгалтерсий учет , Новости по бухучету , Статьи по бухучету. Для вас доверили архив бухгалтерских документов?

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

Архивное хранение документов в организации

О проекте. Расширенный поиск. На главную. Объявления о помощи. Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов Вид работы:. Поделись с друзьями:. Все рефераты по информатике.

Порядок архивирования документов в организации

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт. Оформляется при этом множество документов , большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем. Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:. В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы : документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов- это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации.

Подготовка и передача документов на архивное хранение.

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования. Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Данные правила распространяются не только на органы государственной власти и местного самоуправления, но и на предприятия, учреждения и организации. В соответствии с п. Руководство предприятия обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение либо входить в состав службы делопроизводства. На предприятиях с небольшой численностью работающих ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства п.

___________ ___________ ___________ Архивное хранение документов Организация архивного

Организация хранения документов — это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования. Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве. В первую очередь это относится к обеспечению физической сохранности документов. Весь комплекс документов организации, подлежащих дальнейшему архивному хранению, должен храниться в условиях, обеспечивающих их физическую сохранность, создание необходимого учетно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам. Далеко не каждый руководитель имеет представление об условиях хранения документов в архиве.

РЕФЕРАТ. На Тему: «Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов». Подготовил: Слушатель группы. Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве —обработка дел для их дальнейшего хранения и использования.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня г. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе.

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Международная ассоциация развития науки,. Экспертиза ценности документов. Хранение документов в электронном виде. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.

Появление архивов связано с возникновением письменности. В настоящее время собственные архивы имеют все учреждения, организации и частные лица - учёные, писатели, общественные деятели. Для современных архивов строят специальные помещения с узкими окнами, не пропускающими прямых солнечных лучей: от солнечного света фон и типографская краска выгорают, линяют, а бумага желтеет и портится. Вредит документам и загрязнённый воздух, поэтому в архивах его очищают с помощью специальных фильтров.

От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки экспертизы скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд. Цель нашей работы рассмотреть порядок организации подготовки документов к передаче на архивное хранение. Архивный фонд — лишь часть документального фонда.

x