Заявление на выдачу копии трудовой

Содержание

Срок действия копии трудовой книжки: порядок оформления, образец заявления на получение документа

Заявление на выдачу копии трудовой

Трудовая книжка – документ, содержащий всю основную информацию о трудовой деятельности гражданина. Функции трудовой книжки сводятся к отражению фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений или взысканий.

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина. Все операции по ее ведению и хранению осуществляются сотрудниками кадровой службы организации-работодателя в соответствии с законодательно утвержденными нормами и правилами.

Оригинал трудовой книжки может быть выдан сотруднику лишь при увольнении, а также при оформлении им трудовой пенсии – в последнем случае документ выдается на ограниченное время. В остальных случаях выдача оригиналов трудовых книжек сотрудникам либо иным лицам, не имеющим соответствующего допуска, запрещена законодательством.

Копия трудовой книжки: необходимость, оформление и сроки действия

Зачастую в жизни граждан возникают ситуации, требующие обращения в те или иные инстанции – как государственные учреждения, так и частные организации различного профиля.

При этом нередко требуется подтверждение сведений в отношении их (граждан) трудовой деятельности.

Фактически единственным подтвердительным документом в данном случае может выступить только действительная трудовая книжка государственного образца.

Однако если гражданин официально трудоустроен, то, как правило, он не может получить оригинал данного документа на руки. Таким образом, единственным возможным вариантом действий в подобных ситуациях является предоставление в запрашивающую инстанцию заверенной копии (либо выписки из) трудовой книжки.
Для того чтобы получить копию трудовой книжки, сотруднику нужно лишь подать в кадровую службу организации-работодателя соответствующее письменное заявление.

Согласно требованиям трудового законодательства РФ, срок рассмотрения и удовлетворения подобных заявлений не должен превышать трех дней с момента поступления от сотрудника. При этом заверенная копия выдается на безвозмездной основе.

Требования в отношении оформления копии

Копия трудовой книжки считается заверенной и, соответственно, имеет юридическую силу (т. е. может быть принята запрашивающей инстанцией) лишь в случае ее оформления в соответствии с законодательно утвержденными правилами.

Каждая страница копии трудовой книжки должна содержать:

  • печать организации-работодателя;
  • подпись уполномоченного лица (как правило – начальника отдела кадров либо руководителя организации) с указанием занимаемой должности;
  • дату заверения копии;
  • пометку о подлинности («копия верна» либо аналогичную).

Также на последней странице копии должна содержаться запись о том, что владелец трудовой книжки на момент регистрации копии работает в оформившей ее организации.

В том случае, если гражданин официально не трудоустроен, имеет оригинал книжки на руках и по тем или иным причинам ему требуется заверенная копия данного документа, он может обратиться к лицензированному нотариусу. Однако в этом случае процедура заверения будет платной.

Сроки действия копии

В действующем законодательстве отсутствует какая-либо информация в отношении сроков действия заверенных копий трудовых книжек. Фактически означенные сроки зависят лишь от требований организации или учреждения, запрашивающего сведения о трудовой деятельности гражданина.

В большинстве случаев срок действия заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки варьируется в пределе от двух до четырех недель с момента ее оформления. По истечении означенного срока копия теряет юридическую силу и, в зависимости от регламентов запрашивающей инстанции, требуется оформление нового экземпляра либо продление существующего.

Чаще всего заверенная копия трудовой книжки требуется для предоставления при обращении в следующие организации и учреждения (указанные сроки действия считаются с момента регистрации копии):

  • банки. В большинстве случаев срок действия копии – один месяц, однако, правилами некоторых коммерческих банков данный срок ограничивается в пределе от двух недель до трех дней;
  • отделения ГУВМ МВД РФ. Срок действия копии – один месяц;
  • посольства (РФ и иных государств). При оформлении загранпаспорта срок действия копии трудовой книжки может составлять до трех месяцев;
  • отделения соцзащиты и судебные инстанции. В большинстве случаев срок действия копии составляет один месяц.

Важным обстоятельством является тот факт, что действие копии (кроме правил запрашивающей стороны в отношении сроков) также зависит от оригинала документа.

В том случае, если установленный срок еще не подошел к концу, но в трудовую книжку сотрудника были внесены какие-либо изменения (новые записи или корректировка старых), копия по умолчанию становится недействительной – ее дальнейшее целевое использование неправомерно и гражданину потребуется оформить новый экземпляр.

Заявление на получение копии: правильное составление и порядок подачи

Утвержденного законом образца заявления на предоставление копии трудовой книжки не существует.

Как правило, подобные заявления составляются в сравнительно произвольной форме, однако в ряде организаций и учреждений также существуют внутренние нормы, строго регламентирующие как форму, так и процедуру подачи данного документа.

В некоторых организациях заявление принимает уполномоченный сотрудник отдела кадров, в прочих – заявление может подаваться руководителю организации или структурного подразделения – лично либо через секретариат.

Среди сведений, обязательных к отражению в заявлении, выделяются:

  • адресат: должность, фамилия и инициалы лица, на чье имя подается заявление (как правило – начальник отдела кадров или руководитель организации);
  • заявитель: должность, фамилия и инициалы сотрудника, запрашивающего выдачу копии;
  • наименование организации-работодателя с указанием ее правового статуса (ООО, ЗАО, ИП и т. д.);
  • просьба о выдаче копии (указание причины ее необходимости – на усмотрение заявителя);
  • дата подачи заявления и место государственной регистрации организации-работодателя;
  • должность, подпись (и расшифровка) заявителя.

Во избежание возможных затруднений при получении копии, заявление следует составлять в двух экземплярах.

Первый передается уполномоченному представителю организации-работодателя (в отдел кадров, руководителю организации либо иным уполномоченным сотрудникам), второй – регистрируется в отделе кадров или секретариате и остается у заявителя. Данная мера позволит избежать возможных проволочек со стороны работодателя.

В соответствии с требованиями трудового законодательства, работодатель не вправе отказать сотруднику в выдаче запрашиваемой копии трудовой книжки. Более того, отказ в означенной просьбе – повод для обращения в трудовую инспекцию.

Невозможность получения (в ряде случаев) оригинала трудовой книжки у ответственных представителей работодателя компенсируется возможностью безвозмездного получения ее заверенной копии. При этом подобная копия трудовой книжки во многом эквивалентна оригиналу – но лишь в течение определенного времени и при условии неизменности оригинального документа по отношению к ней.

Срок действия заверенной копии не установлен законодательно и зависит исключительно от требований запрашивающей ее инстанции. По окончании установленного срока копия теряет свою юридическую силу, что, в зависимости от конкретного случая, требует ее продления у работодателя либо получения нового заверенного экземпляра.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/poluchenie-kopii.html

Заявление на выдачу копии трудовой книжки образец и бланк

Заявление на выдачу копии трудовой

03.06.2020

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия.

На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным.

Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

  • В шапке документа указывают:
  • полное наименование организации;
  • Ф.И.О. и должность руководителя;
  • должность и Ф.И.О. заявителя.
  • В основной части прописывают стандартную формулировку заявления: «Прошу выдать копию трудовой книжки…».
  • Далее необходимо поставить дату обращения и подпись заявителя

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Правила заверения копии

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Способы получения

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

  • обычной почты;
  • электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

Хочешь копию трудовой – напиши заявление

Для того чтобы получить копию трудовой книжки, работник должен подать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Дело в том, что во время действия трудового договора трудовая книжка хранится на предприятии и на руки работнику её не выдают.

Если организация маленькая, то, конечно, можно обойтись и устной просьбой. Однако если компания крупная, то необходимо письменное заявление на копию трудовой книжки.

Обязательной для применения формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. На практике бывает, что в организации разработан специальный бланк для подобных прошений. Если такой утвержденной формы нет, то главное, чтобы в заявлении было указано следующее:

  • Ф.И.О. руководителя компании, на чье имя пишется заявление;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, обращающегося с заявлением;
  • дата обращения и подпись заявителя с расшифровкой Ф.И.О.;
  • причина обращения за копией трудовой (обычно указывается по желанию).

В итоге, образец заявления на копию трудовой может выглядеть примерно так:

Генеральному директору ООО «Омега-Плюс»

И.И. Иванову

от бухгалтера
М.И. Петровой

Прошу предоставить мне заверенную копию трудовой книжки.

22.01.2018 Петрова /М.И. Петрова/

Также с нашего сайта вы можете бесплатно скачать по прямой ссылке образец заявления и при необходимости отредактировать его «под себя».

Копию выдадут не позднее 3-х дней

Получив заявление на выдачу копии трудовой, сотрудник отдела кадров или другой уполномоченный работник (например, бухгалтер) должен подготовить заверенную копию книжки. Сделать это нужно не позднее, чем через 3 дня после получения заявления (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Копию лучше сделать качественную. Кроме того, все заверительные надписи, печати и подписи должны быть читаемыми. Это избавит сотрудника от неприятностей, а работника отдела кадров – от повторных манипуляций по заверению трудовой книжки.

Источник: https://document-expert.ru/novosti/zayavlenie-na-vydachu-kopii-trudovoj-knizhki-obrazets-i-blank.html

Заявление на копию трудовой книжки

Заявление на выдачу копии трудовой

Необходимость получить копию трудовой книжки может возникнуть у ее собственника в различных целях – для произведения перерасчета пенсии или оформления социальных пособий и выплат, получения кредита в финансовой организации, подачи жалобы в Инспекцию по труду, для подтверждения стажа работы в конкретной должности, и проч.

Как получить копию трудовой книжки, кто уполномочен заверять документ, в какой форме владельцу нужно написать заявление на копию трудовой книжки, и в течение какого срока работодатель обязан предоставить требуемый документ, читайте в этом обзоре.

Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе

Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя.

Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст.

62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.

Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:

  • копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;

  • копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.

В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.

При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:

  • на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;

  • на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.

Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)».

При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК.

Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.

При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.

В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).

Порядок выдачи копии трудовой книжки в нормативном регламенте

Выдача копии трудовой книжки работнику, в соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса, а также пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек …», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, для получения копии документа о трудовом стаже, работник обязан подать в адрес руководителя предприятия письменное заявление на получение копии трудовой книжки (образец заявления см. ниже). В альбом унифицированных форм заявление на копию ТК не внесено, что дает право работодателям устанавливать собственный образец его написания или принимать заявления, написанные в свободной форме.

В тоже время, существует ряд требований к тому, в какой форме должно быть написано заявление. Так, кроме ФИО заявителя, в обязательном порядке в нем должны быть указаны:

  • причина выдачи копии ТК;

  • дата подачи заявления;

  • реквизиты документа, являющего основание для выписки дубликата (актуально для утраченных ТК).

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец написания при утрате и для подтверждения стажа

Как установлено Правилами, чтобы работодатель мог выдать нужный документ, работнику недостаточно просто указать «Прошу выдать копию трудовой книжки», заявление нужно написать в соответствии со стандартами деловой переписки, и указать причину, по которой владельцу ТК понадобилась ее копия.

Приведем два примера написания заявления о выдаче копии ТК.

Срок действия копии трудовой книжки

Срок действия копии трудовой книжки, выписанной в качестве дубликата, неограничен. Этот документ в последующем используется работником до конца своего трудового стажа.

Официально, срок действия выданной ксерокопии трудовой книжки законодательно не установлен ни одним из нормативных актов. Однако по общему правилу, актуальность заверенной копии, особенно, если она предоставляется в финансово-кредитную организацию, – один месяц.

Но и в общих правилах есть исключения. Организации и структуры, полномочные требовать копию трудовой книжки, основываясь на отсутствии официальных регламентирующих актов, своим внутренним распоряжением вправе устанавливать срок ее действия самостоятельно.

Источник: https://spmag.ru/articles/zayavlenie-na-kopiyu-trudovoy-knizhki

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.